Itsensä johtaminen | Tavotteiden asettaminen

Ajanhallinta

Ajanhallinta eli ajankäytön suunnittelu on vaikea taitolaji. Keskeisintä on suunnata oma toiminta kohti niitä tavoitteita, jotka ovat tärkeitä ja välttämättömiä saada aikaiseksi.

Tällä viikolla olemme tehneet joka aamu tarkan suunnitelman tulevalle päivälle. Suunnitelmaan on listattu puolen tunnin tarkkuudella kaikki tarpeelliset tehtävät. Päivän lopuksi olemme tarkastelleet, miten olemme onnistuneet suunnitelman toteuttamisessa.

Tätä kirjoittaessani on kolme työpäivää tästä työviikosta taputeltu.
Maanantaina kaikki sujui suurinpiirtein suunnitelman mukaisesti, mutta tiistaina ja keskiviikkona tuli muuttuvia tekijöitä, ja päiväkohtainen suunnitelmamme oli lopulta täynnä yliviivauksia, huutomerkkejä, nuolia ja alleviivauksia.
Osa suunnitelluista töistä onnistui juuri niinkuin pitikin, osa siirrettiin eteenpäin seuraavalle päivälle.

Jokaiseen päivään sisältyy aina itsestä riippumattomia muuttuvia tekijöitä, mutta minulla on myös taipumusta näperrellä jonkun toisarvoisen asian kimpussa.

Tiistaina välttelin ajankäyttösuunnitelmaamme kirjattua blogipostausten tekemistä piirtelemällä Illustratorilla. Siirsin bloggauksen torstaille.

Ajankäyttöä helpottavia apukeinoja löytyy

Koska tarkoitus on jatkossa osata arvioida, paljonko aikaa mihinkin työhön menee laskutusta helpottaasemme, olemme ladanneet puhelimeemme ajankäytön hallintaa helpottavan sovelluksen.
Tähän appiin tallentuu käytetty aika, ja kun keissit nimeää järkevästi, on jatkossa helpompi antaa asiakkaalle hinta-arviota esimerkiksi graafisen työn tekemisestä. Appista voi tarkastaa, kauanko vastaavanlaisen työn tekemiseen on aiemmissa projekteissa kulunut.

Päivän aikataulu superihmisellä, joka todennäköisesti uupuu jossain vaiheessa. Lähde:Zenaattorit

Menestyjän ajankäyttösuunnitelma päivälle. Lähde: Zenaattorit

Itsensä johtaminen

Olen aiemminkin miettinyt itsensä johtamista tässä blogipostauksessa.
Itsensä johtaminen tarkoittaa sitä, että asettaa realistisia tavoitteita ja pyrkii niihin.
Tärkeää on myös tunnistaa mahdolliset ongelmat ja etsiä niihin apua ja ratkaisuja.


Itsensä johtamisen osa-alueita ovat

• selkeä ja faktapohjainen ajattelu
• kyky erotella omat tulkinnat ja luulot faktoista
• tunteiden säätelytaidot
• kyky tehdä päätöksiä
• hakea omien päätösten tueksi oikeaa tietoa
• uskallus luottaa omaan arvostelukykyyn
• omasta hyvinvoinnista huolehtiminen
• omien tavoitteiden, arvojen ja toiminnan keskinäinen linjakkuus

Tärkeää olisi myös reflektoida eli tarkastella, miten olen onnistunut. 

Itsereflektiokyvyllä tarkoitetaan taitoa, jonka avulla osaamme katsoa itseämme ikäänkuin peilistä, tunnistaa omat vahvuutemme ja heikkoutemme sekä havaita, miten oma toimintamme näkyy muissa ihmisissä.

Itsereflektointi käynnissä.

Anna armoa itsellesi

Minä olen hyvä rentoutumaan, mutta erittäin huono suunnittelemaan ajankäyttöäni.

Usein herään aamuyön pimeinä tunteina siihen, että suren jotain tulevaa projektia, ja miten aikani ei mitenkään voi riittää kaikkeen. Olotila ei kylläkään muistuta suremista, vaan lähinnä paniikkia.

Huomasimme tarkan päiväkohtaisen suunnitelman helpottavan stressiä. 

Joskus voi tuntua, että joku työtehtävä on vain valtavan järjetön möykky kaikenlaista vaikeaa ja työlästä.

Kuitenkin pilkkomalla möykyn osiin voi huomata, että kyseessä ei olekaan ylitsepääsemätön tehtävä.

Näin kävi heti maanantaiaamuna. 

Meillä on alkamassa mittava urakka, hakukoneoptimoimme erään yrityksen nettisivuja. 

Lähinnä olemme käyttäneet aikaamme taivasteluun, miten paljon meillä on työsavottaa edessämme, ja miten luultavasti emme pysty nukkumaan tulevina kolmena viikkona lainkaan, ja miten mahdollista on, että emme pysy aikataulussa ja miten paljon meillä on tekemistä tutustumisessa meille entuudestaan tuntemattomaan nettisivualustaan.

Oksennettuamme työvaiheet ulos ja siirrettyämme ne paperille, totesimme, että homma on suurinpiirtein tällainen tässä vaiheessa (kun emme ole vielä tavanneet asiakasta kasvokkain niin, että olisimme saaneet kaikki hänen toiveensa selville):

• tiedonkeruu (muiden saman alan toimijoiden sivuihin tutustuminen) 0,5 h
• värimaailmojen suunnittelu (muutaman erilaisen värimaailman valmistaminen, jotta asiakas saa valita mieluisimman) 1 h
• typografiakombinaatioiden suunnittelu (muutaman erilaisen kombon valmistaminen jotta asiakas saa valita mieluisimman) 0,5 h
• suunnitelma PowerPointille (asiakastapaamista silmälläpitäen) 0,5 h
• Fonectan alustaan tutustuminen 1,5 h
• Asiakkaan nykyisten sivujen läpikäynti sivu kerrallaan ja huomioiden kirjaaminen paperille 2 h
• valmistautuminen asiakkaan tapaamiseen 0,5 h

Järkytykseksemme totesimme, että toimeksiantomme oli ainoastaan hakukoneoptimointi. 

Olimme kuitenkin 6,5 tuntia reippaasti työskenneltyämme tehneet asiakkaalle melkoisen täydellisen suunnitelman nettisivujen totaaliuudistukselle ja toivomme saavamme lisämyyntiä!

Nuttura kireällä.