Itsensä johtaminen | Tavotteiden asettaminen

Ajanhallinta

Ajanhallinta eli ajankäytön suunnittelu on vaikea taitolaji. Keskeisintä on suunnata oma toiminta kohti niitä tavoitteita, jotka ovat tärkeitä ja välttämättömiä saada aikaiseksi.

Tällä viikolla olemme tehneet joka aamu tarkan suunnitelman tulevalle päivälle. Suunnitelmaan on listattu puolen tunnin tarkkuudella kaikki tarpeelliset tehtävät. Päivän lopuksi olemme tarkastelleet, miten olemme onnistuneet suunnitelman toteuttamisessa.

Tätä kirjoittaessani on kolme työpäivää tästä työviikosta taputeltu.
Maanantaina kaikki sujui suurinpiirtein suunnitelman mukaisesti, mutta tiistaina ja keskiviikkona tuli muuttuvia tekijöitä, ja päiväkohtainen suunnitelmamme oli lopulta täynnä yliviivauksia, huutomerkkejä, nuolia ja alleviivauksia.
Osa suunnitelluista töistä onnistui juuri niinkuin pitikin, osa siirrettiin eteenpäin seuraavalle päivälle.

Jokaiseen päivään sisältyy aina itsestä riippumattomia muuttuvia tekijöitä, mutta minulla on myös taipumusta näperrellä jonkun toisarvoisen asian kimpussa.

Tiistaina välttelin ajankäyttösuunnitelmaamme kirjattua blogipostausten tekemistä piirtelemällä Illustratorilla. Siirsin bloggauksen torstaille.

Ajankäyttöä helpottavia apukeinoja löytyy

Koska tarkoitus on jatkossa osata arvioida, paljonko aikaa mihinkin työhön menee laskutusta helpottaasemme, olemme ladanneet puhelimeemme ajankäytön hallintaa helpottavan sovelluksen.
Tähän appiin tallentuu käytetty aika, ja kun keissit nimeää järkevästi, on jatkossa helpompi antaa asiakkaalle hinta-arviota esimerkiksi graafisen työn tekemisestä. Appista voi tarkastaa, kauanko vastaavanlaisen työn tekemiseen on aiemmissa projekteissa kulunut.

Päivän aikataulu superihmisellä, joka todennäköisesti uupuu jossain vaiheessa. Lähde:Zenaattorit

Menestyjän ajankäyttösuunnitelma päivälle. Lähde: Zenaattorit

Itsensä johtaminen

Olen aiemminkin miettinyt itsensä johtamista tässä blogipostauksessa.
Itsensä johtaminen tarkoittaa sitä, että asettaa realistisia tavoitteita ja pyrkii niihin.
Tärkeää on myös tunnistaa mahdolliset ongelmat ja etsiä niihin apua ja ratkaisuja.


Itsensä johtamisen osa-alueita ovat

• selkeä ja faktapohjainen ajattelu
• kyky erotella omat tulkinnat ja luulot faktoista
• tunteiden säätelytaidot
• kyky tehdä päätöksiä
• hakea omien päätösten tueksi oikeaa tietoa
• uskallus luottaa omaan arvostelukykyyn
• omasta hyvinvoinnista huolehtiminen
• omien tavoitteiden, arvojen ja toiminnan keskinäinen linjakkuus

Tärkeää olisi myös reflektoida eli tarkastella, miten olen onnistunut. 

Itsereflektiokyvyllä tarkoitetaan taitoa, jonka avulla osaamme katsoa itseämme ikäänkuin peilistä, tunnistaa omat vahvuutemme ja heikkoutemme sekä havaita, miten oma toimintamme näkyy muissa ihmisissä.

Itsereflektointi käynnissä.

Anna armoa itsellesi

Minä olen hyvä rentoutumaan, mutta erittäin huono suunnittelemaan ajankäyttöäni.

Usein herään aamuyön pimeinä tunteina siihen, että suren jotain tulevaa projektia, ja miten aikani ei mitenkään voi riittää kaikkeen. Olotila ei kylläkään muistuta suremista, vaan lähinnä paniikkia.

Huomasimme tarkan päiväkohtaisen suunnitelman helpottavan stressiä. 

Joskus voi tuntua, että joku työtehtävä on vain valtavan järjetön möykky kaikenlaista vaikeaa ja työlästä.

Kuitenkin pilkkomalla möykyn osiin voi huomata, että kyseessä ei olekaan ylitsepääsemätön tehtävä.

Näin kävi heti maanantaiaamuna. 

Meillä on alkamassa mittava urakka, hakukoneoptimoimme erään yrityksen nettisivuja. 

Lähinnä olemme käyttäneet aikaamme taivasteluun, miten paljon meillä on työsavottaa edessämme, ja miten luultavasti emme pysty nukkumaan tulevina kolmena viikkona lainkaan, ja miten mahdollista on, että emme pysy aikataulussa ja miten paljon meillä on tekemistä tutustumisessa meille entuudestaan tuntemattomaan nettisivualustaan.

Oksennettuamme työvaiheet ulos ja siirrettyämme ne paperille, totesimme, että homma on suurinpiirtein tällainen tässä vaiheessa (kun emme ole vielä tavanneet asiakasta kasvokkain niin, että olisimme saaneet kaikki hänen toiveensa selville):

• tiedonkeruu (muiden saman alan toimijoiden sivuihin tutustuminen) 0,5 h
• värimaailmojen suunnittelu (muutaman erilaisen värimaailman valmistaminen, jotta asiakas saa valita mieluisimman) 1 h
• typografiakombinaatioiden suunnittelu (muutaman erilaisen kombon valmistaminen jotta asiakas saa valita mieluisimman) 0,5 h
• suunnitelma PowerPointille (asiakastapaamista silmälläpitäen) 0,5 h
• Fonectan alustaan tutustuminen 1,5 h
• Asiakkaan nykyisten sivujen läpikäynti sivu kerrallaan ja huomioiden kirjaaminen paperille 2 h
• valmistautuminen asiakkaan tapaamiseen 0,5 h

Järkytykseksemme totesimme, että toimeksiantomme oli ainoastaan hakukoneoptimointi. 

Olimme kuitenkin 6,5 tuntia reippaasti työskenneltyämme tehneet asiakkaalle melkoisen täydellisen suunnitelman nettisivujen totaaliuudistukselle ja toivomme saavamme lisämyyntiä!

Nuttura kireällä.

Tiimioppiminen ja itsensä johtaminen

Hyvä tiimi

Hyvä tiimi saa tiimin jäsenet onnistumaan; saavutukset ovat parempia, kuin mitä kukin yksinään pakertaen olisi saanut aikaiseksi. 

Miten hyvä tiimi rakentuu?

• Hyvässä tiimissä on hyvä ilmapiiri. Hyvässä ilmapiirissä tiimin jokainen jäsen uskaltaa olla oma itsensä ja käyttää osaamisensa oman tiimin hyväksi.
  
• Hyvässä tiimissä kaikki sitoutuvat ja pyrkivät uhraamaan oman aikansa ja osaamisensa tiimin eteen.
  
• Hyvässä tiimissä vuorovaikutus toimii, ja jokainen uskaltaa tuoda esiin oman mielipiteensä ja kokee tulevansa kuulluksi.
  
• Hyvään tiimiin tarvitaan erilaisia ihmisiä ja ajatuksia. Hyvässä tiimissä on monenlaisia ihmisiä monenlaisilla vahvuuksilla.
  
• Hyvä tiimi saa aikaan turvallisuuden tunteen, jokainen uskaltaa yrittää parhaansa.
  
• Hyvällä tiimillä on yhteinen tavoite ja päämäärä.
  
• Hyvässä tiimissä jäsenet kannustavat ja rohkaisevat toisiaan.
  
• Hyvän tiimin jäsenet rakastavat oppia uutta.
  
• Hyvän tiimin jäsenet ovat ylpeitä tiimistään. 

Jokainen tiimin jäsen voi oppia muilta tiimin jäseniltä uusia asioita, käytösmalleja ja muiden huomioonottamista.

Hyvin toimiva tiimi: kaikilla on yhteinen päämäärä (voikukkien päämäärä on lisääntyä ja täyttää lähitienoot sukulaisilla). Kukaan tiimin jäsenistä ei asetu toisen tielle varjostamaan muita, vaan kaikki pääsevät loistamaan omilla vahvuuksillaan. Yhdessä voikukkatiimi on näyttävämpi ja tehokkaampi kuin yksi yksittäinen voikukka.

Ajatuksia tiimityöskentelystä omalla kohdallani

Olen ollut onnekas päästessäni hienoihin tiimeihin ponnistelemaan kohti yhteisiä päämääriä. Tunnen, että tiimini ovat muodostuneet niin, että muut tiimin jäsenet ovat olleet persoonaltaan riittävän erilaisia kuin minä, ja näin tiimimme on rakentunut oikein ja toimivaksi.

Minulle vaikeimpia asioita on itseni hillitseminen; innostun hillittömästi ja syöksyn suinpäin tekemään asioita, useimmiten vailla suunnitelmallisuutta. 

Tiimini jäsenet ovat olleet minua järjestelmällisempiä ja homma on lähtenyt etenemään järkevämmin, kuin mitä yksin olisin pystynyt tekemään. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.

Toinen hankala asia on äärimmäiset luonteenpiirteeni; projekteissa on aina suvantovaiheita, ja minä syöksyn useimmiten syvemmälle synkkyyteen kuin kannustavat tiimini jäsenet. Tiimini jäsenten tuella ja tsemppaamisella olen päässyt ryömimään nopeammin pois suvantovaiheesta.

Kolmas heikko kohtani on se, että asioiden loppuunsaattaminen ja viimeistely ei useimmitenkaan kiinnosta minua paljoakaan. Olen nousukiitoihmisiä, en sinnikäs puurtaja. Tiimini jäsenet nauttivat siitä, että asiat etenevät ja projektit saatetaan loppuun. Heidän kanssaan olen saanut projektit maaliin.

Uskon, että minä olen tiimipelaajana melko taitava, koska nautin ihmisten kanssa työskentelystä ja haluan tehdä asioita yhdessä. Pyrin kuuntelemaan muita ja arvostamaan heidän ideoitaan. Olen useimmiten hyväntuulinen jopa suvantovaiheessa. Toivon, että osaan olla kannustava tiimitoveri.

Itsensä johtaminen

Miten johdat itseäsi ja hallitset ajankäyttöäsi

Ajankäytön suunnittelussa keskeistä on se, että suuntaat toimintasi kohti tavoitteitasi. Mieti joka aamu, mikä on päiväsi tärkein asia ja pyri saamaan se tehtyä.

• Aseta realistisia tavoitteita tulevalle ajanjaksolle, esimerkiksi tulevalle viikolle
  
• Listaa tärkeimmät tavoitteesi ja priorisoi ne; mitkä ovat tärkeimmät tavoitteesi, mitkä välttämättömiä rutiineja, mitkä vähemmän tärkeitä työtehtäviä ja mitkä asiat voit tehdä, jos aikaa jää
  
• Aikatauluta tehtäväsi ja pilko ne tarpeeksi pieniin osiin
  
• Arvioi toimintaasi säännöllisesti
  
• Tunnista aikavarkaat
  
• Etsi ratkaisu ja apu tunnistamiisi ongelmiin
  
• Tee päätöksiä ja luota itseesi

Omasta hyvinvoinnista huolehtiminen on tärkeintä. Jollet voi hyvin, et voi onnistua tavoitteissasi, tai et ainakaan voi täysin nauttia onnistumisestasi.

Miten minä koen onnistuvani itseni johtamisessa ja ajankäytössä?

Itse koen olevani helposti innostuva, mutta en haluaisi tehdä rutiinitehtäviä. Rutiinihommien suhteen olen ryhtymisrajoitteinen, en saa tartuttua toimeen. Kun pakotan itseni ryhtymään rutiinihommaan tai epämieluisaan tehtävään, hyvin usein huomaan kuitenkin innostuvani tekemisestä.

Minun Prime time-aikani on aamupäivä; jollen aloita aamupäivällä, on hyvin todennäköistä, että en saa ryhdyttyä hommaan lainkaan. 

En ole toimissani kovinkaan johdonmukainen, vaan hyppelen asiasta toiseen ja innostun monesta asiasta yhtä aikaa.

En käytä paljoakaan kalenteria enkä tee useinkaan To do -listoja. Tämä aiheuttaa stressiä monella tavalla; mielessä pyörii asioita, joita pitäisi tehdä, mutta joita siirtelen pääni sisällä olevassa kuvitteellisessa kalenterissa eteenpäin. Lisäksi saatan stressata sitä, että en ehkä muista tehdä kaikkea, mitä pitäisi. Tämä on asia, jossa minun pitää ehdottomasti tsempata!

Asia, jossa koen olevani erityisen hyvä on päätöksenteko. Teen nopeasti ratkaisuja ja päätöksiä, enkä tuhlaa energiaani turhaan jahkailuun. Nopeat ratkaisut olen useimmiten todennut erittäin onnistuneiksi. Harvoin olen joutunut katumaan päätöksiäni.

Olen myös hyvä rentoutumaan. Pystyn pitämään taukoja ja lepäämään riittävästi. Rutiinihommat jätetään tekemättä ja otetaan mieluummin pitkät päikkärit!

Riittävä lepo on kaiken A ja O.